În viața unei companii o importanță deosebită o au documentele emise. Acestea sunt amprenta temporală a existenței și a activităților desfășurate. Grija pentru păstrarea documentelor nu este doar o obligație morală, este o obligație legală! Vom arăta pe scurt câteva aspecte privind păstrarea și arhivarea documentelor emise de către o companie. În primul rând ne vom referi la arhivarea fizică a documentelor, aceasta presupune:

1. Ordonarea documentelor pe grupe de unităţi arhivistice (pe grupe de dosare)  în ordine cronologică, potrivit problematicii şi după termenele de păstrare ale Nomenclatorului Arhivistic deţinut de creatorul de documente. 
2. Desprăfuirea şi decapsarea documentelor. 
3. Ordonarea documentelor in cadrul unei unităţi arhivistice (în cadrul unui dosar). 
4. Legarea documentelor în coperţi  formând dosare (dosarele trebuie sa aibă maxim 250-300 file), etichetarea  acestora şi înscrierea conţinutului pe cotor. 
5. Numerotarea filelor  pentru toate documentele şi Certificarea documentelor cu termen de păstrare permanent. 
6. Inventarierea documentelor atăt pe suport de hârtie cât şi electronic (document word). 
7. Conservarea documentelor în Cutii standard de arhivare (cf legii), (cutii etichetate în baza opis  conţinut) = 4cutii/ml. 
8. Organizarea iniţială a arhivei – întocmirea Ghidului Depozitului. 
9. Consultanţa pentru şi/sau întocmirea lucrărilor de selecţionare conform legislaţiei arhivistice în vigoare (lucrările de selecţionare se efectuează asupra documentelor al căror termen de păstrare a expirat). 
10. Asistenţă la verificarea lucrărilor de selecţionare înaintate la Serviciile Judeţene ale Arhivelor Naţionale. 
11. Reactualizarea inventarelor după aprobarea lucrării de selecţionare din Registrul de intrări-ieşiri; 

Ce este arhivarea electronică?

Arhivarea electronică este procesul de păstrare a informațiilor digitale pentru utilizare ulterioară. Aceasta implică crearea și întreținerea unei baze de date electronice care poate fi accesată de personalul autorizat. Acest proces ajută la asigurarea faptului că datele importante vor fi disponibile pentru generațiile viitoare, chiar dacă sursa originală nu mai este accesibilă.

De ce este importantă arhivarea electronică?

Arhivarea electronică este importantă pentru că ajută la conservarea patrimoniului nostru digital. În plus, poate contribui la reducerea riscului de pierdere sau de corupere a datelor. Prin crearea unei arhive electronice, ne putem proteja datele valoroase de pierdere sau deteriorare.

Cum funcționează arhivarea electronică?

Arhivarea electronică funcționează prin crearea unei copii a datelor și depozitarea acestuia într-un loc sigur. Aceste date pot fi apoi accesate de personalul autorizat atunci când este necesar. În plus, arhiva electronică poate fi căutată pentru informații specifice.

Care sunt avantajele arhivării electronice?

Printre beneficiile arhivării electronice se numără:

– Păstrarea informațiilor digitale

– Reducerea pierderilor sau a corupției datelor

– Acces ușor la date

– Stocarea securizată a datelor

– Baza de date cu informații care pot fi căutate

Cum pot începe cu arhivarea electronică?

Pentru a începe cu arhivarea electronică, va trebui să creați o bază de date electronică. Această bază de date poate fi stocată pe computerul dumneavoastră sau pe un server la distanță. După ce baza de date este creată, va trebui să adăugați datele dumneavoastră în ea. Puteți face acest lucru manual sau prin utilizarea de software.

– Datele trebuie să fie stocate într-un mod care să fie ușor accesibil în orice moment

– Este posibil ca datele să trebuiască să fie actualizate sau revizuite în mod regulat

– Arhivarea electronică implică anumite costuri

– Nu toate datele pot fi arhivate electronic

Viitorul arhivării electronice

Din ce în ce mai mulți oameni devin conștienți de importanța creării unei arhive electronice. Acest lucru a dus la creșterea interesului în domeniul arhivării electronice, precum și la apariția unor noi tehnologii. Un exemplu este serviciul de arhivare electronica de la DGK Analytics , care oferă stocare la costuri reduse pentru datele dumneavoastră. Serviciul de arhivare electronica de la DGK Analytics include, de asemenea, caracteristici precum scalabilitatea ușoară, criptarea și gestionarea accesului. Deși acest serviciu nu susține conservarea digitală pe termen lung, el poate oferi întreprinderilor o soluție sigură pentru stocarea datelor lor.

Viitorul arhivării electronice este în continuă evoluție, și este probabil că vor continua să apară noi tehnologii și servicii. întreprinderile ar trebui să ia în considerare arhivarea electronică ca modalitate de a-și proteja datele valoroase. În acest fel, ele se pot asigura că datele lor vor fi disponibile pentru generațiile viitoare.